Что такое автоматизация цифровых рабочих мест?

Цифровые рабочие места - это то место, куда перенесены смарт-процессы Битрикс24.

А смарт процессы, в свою очередь, это специальное средство для автоматизации производственных процессов в определенной компании и способное эти процессы улучшить. Благодаря им можно создавать уникальные рабочие операции, определять последовательность выполнения задач и проектов, устанавливать режим и правила обработки информации и ее автоматику. Смарт-процессы в Битрикс24 значительно упрощают организацию рутинных операций и повышают эффективность повседневных процессов бизнеса в компании.


Какой угодно смарт-процесс настраивается под себя - дополнительные поля, функции, воронки, права доступа и все, что угодно. А еще их можно связать со своими задачами, сделками, календарями и тому подобным.


В Битрикс24 они находятся в разделе Автоматизация - Цифровые рабочие места - список смарт-процессов:

Битрикс 24 Автоматизация - список смарт-процессов

Кроме того, в самом меню и его пункте CRM тоже существуют свои  смарт-процессы, тем не менее, из этого пункта меню создать рабочее место не получится. Эти смарт-процессы входят исключительно лишь в данный пункт.

Смарт-процессы

Так выглядит предупреждение системы Битрикс24:

Предупреждение системы Битрикс24

Этапы формирования смарт-процессов

Давайте сделаем такой процесс для организации мероприятий и назовем его “мероприятия”

1. Создаем из ветки автоматизация (кликаем на “список смарт-процессов”, затем на “создать”).

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24

2. Появляются 3 кнопки такого типа

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24

  • “Список” - это смарт процесс, в котором задачи отображаются с помощью перечня.
  • “Все включено” - это такой смарт-процесс, в котором используются элементы списка, канбана, включены воронки и туннели продаж и т.д.
  • “С чистого листа” - все настройки придется выполнять самостоятельно.

Если мы выбираем создание смарт-процесса с чистого листа, то у нас настройки выглядят так, ничего не заполнено:

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24

Чтобы создать его, необходимо сначала создать рабочее место, нажав на кнопку “настроить”:

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24
Вы сможете создать его прямо из этого раздела. Появится список - в нем и можно создать рабочее место. К примеру, это будет “мероприятия”, если Вы занимаетесь организацией мероприятий. Список выглядит так, кнопочка "создать" внизу:

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24

Мы создали рабочее место “мероприятия” и выбрали его:

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24

Это представляет собой рабочее место, которое необходимо оптимизировать.
После необходимо будет настроить инструменты в данном смарт-процессе, это вкладка “основные настройки”.

Далее мы выбираем вид карточки и указываем поля в этой карточке:

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24

В нашем примере для рабочего места “Мероприятия” можно выбрать поля “клиент” и “даты”.
Дополнительные возможности лучше тоже указать. Для своего примера мы использовали “корзину” и “печать документов”.

После этого мы переходим в раздел “связи”. Тут у нас есть возможность соединить смарт-процесс с элементами CRM, в частности, с лидами или сделками.

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24
Далее мы переходим к “привязке к элементам”:

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24

Мы прикрепим наш смарт-процесс мероприятия к инструменту “календарь” и автоматически он привяжется также с элементами CRM.
Не забывайте, что существует необходимость привязки смарт-процесса к отдельным элементам.

Когда Вы организовали цифровое рабочее место, важно установить права доступа этому рабочему месту. Это делается в: 1) настройках CRM - 2) права доступа:

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24

У нас получился смарт-процесс, который выглядит как канбан, со своими определенными стадиями. 

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24

Эти стадии можно настраивать для своих нужд. Стадии в нашем случае такие: Регистрация, ожидание мероприятия, пришел на мероприятие и материалы для мероприятия.

А еще рабочие места можно объединять друг с другом с помощью автоматизации, а именно - роботов или триггеров. Например, из отдела по организации мероприятий менеджер способен автоматически составлять и направлять заявки-запросы на приобретение необходимых вещей для мероприятия в отдел снабжения.

Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24

Кроме того, в Битрикс24 существуют приложения, которые помогают в использовании смарт-процессов. В качестве иллюстрации возьмем Мастер отчетов по смарт-процессам:    

 Этапы формирования смарт-процессов Битрикс 24
Приложение создает отчеты по тем смарт-процессам, что не интегрированы в пункт CRM, т.е. по любым процессам этого раздела.


Такие приложения могут сильно упростить работу в Битрикс24.
Смарт-процессы и цифровые рабочие места могут понадобиться в работе любой компании. Это инновационный инструмент для автоматизации любого процесса. Представьте, что вы можете создать цифровое рабочее место для отдела организации мероприятий, которое с легкостью оптимизирует рабочие процессы, согласование заявок, поиск оборудования, заполнения отчетов. Улучшите эффективность вашей команды и достигните новых высот в управлении персоналом с нашими цифровыми решениями!